Tipos de despesas

MSS myTeam - Manutenção - Despesas pessoais - Tipos de despesas

Os tipos de despesa representam uma especificação mais detalhada dentro das classes de despesas, permitindo uma categorização mais precisa e adaptada às necessidades do utilizador e, por consequência, da empresa. Por exemplo, dentro da classe "Transporte", podem existir tipos como "Combustível", "Táxi" ou "Bilhetes de transporte público". Esta especificação permite ajustar os campos a preencher, como valores, datas ou observações, garantindo que as informações solicitadas sejam adequadas ao cenário específico. Assim, os tipos de despesa oferecem uma maior flexibilidade e personalização, otimizando o registo de dados e a sua relevância.

A importância dos tipos de despesa está na sua capacidade de responder a diferentes realidades e contextos de despesas para a empresa.

O ecrã de criação/gestão de tipos de despesas apresenta a seguinte informação:

As opções disponíveis na tabela são:

• Descrição - Descrição para o tipo de despesa. É esta a descrição que aparece nos terminais aquando da seleção do tipo de despesa no seu registo.

• Classe - Indicação da classe de despesas à qual o tipo de despesa está associado.

• Estado - Indicação do estado do tipo de despesas. Este pode estar ativo ou inativo.

• Ações - Possibilidade de editar, clonar ou apagar o tipo de despesa.

Ao clicar no botão "Adicionar tipo de despesa" surge um pop-up que solicita os vários dados para a criação de tipos de despesa.

Criar/editar tipos de despesa

Ao clicar no botão de criação de tipo de despesa ou editar um tipo de despesa já existente surge a seguinte janela:

Os parâmetros disponíveis dividem-se em duas áreas:

Informações gerais

• Descrição - Nome para o tipo de despesa.

• Classe - Seleção da classe à qual o tipo de despesa ficará associado.

• Estado - Indicação do estado do tipo de despesa. Pode estar "Ativo" ou "Inativo".

• Pedir fotografia - Se no registo da despesa pede para tirar uma fotografia e associar à mesma. As opções são "Sim", "Não" ou "Opcional".

• Pedir quantidade - Se no registo da despesa pedem quantidades. Este campo é livre sendo o conceito de quantidade associado ao tipo de despesa.

• Grava coordenadas GPS - No registo da despesa recolhe as coordenadas GPS do local e associa ao registo.

• Observações obrigatórias - Se no registo é pedido para escrever observações sobre a despesa. As hipóteses são: "Sim", "Não" ou "Opcional".

Informações adicionais

• Permite associar entidade - Permite associar uma entidade (cliente ou prospect) ao registo da despesa. As hipóteses possíveis são: "Não", "Sim", "Opcional", "Livre".

• Pede identificação do contacto da entidade - Caso a opção "Permite associar entidade" tenha qualquer uma das hipóteses escolhida exceto "Não", então esta opção permite a associação de um contacto da entidade. As hipóteses possíveis são: "Não", "Sim", "Opcional", "Livre".

• É reembolsável - Indicação se a despesa a ser registada é para ser reembolsável ao utilizador ou não.

• Pedir identificação do fornecedor - Permite associar um fornecedor ao registo da despesa. As hipóteses possíveis são: "Não", "Sim", "Opcional", "Livre".

• Código do fornecedor predefinido - Esta opção permite a associação de um fornecedor default. A seleção do fornecedor tem por base os fornecedores registados no ERP ou então de escrita livre.

• NIF do fornecedor predefinido - Após a seleção do fornecedor na opção "Código do fornecedor predefinido" é possível colocar o NIF. Caso a hipótese da opção citada seja "Sim" então o NIF aparece preenchido automaticamente.

• Pede viatura - No registo do tipo de despesa se pede a indicação da viatura. As hipóteses possíveis são: "Não", "Sim", "Opcional", "Livre". Se estiver a "Sim" a aplicação apresenta as viaturas para seleção.

• Pede km da viatura - Solicita a introdução dos quilómetros no registo de despesa. As hipóteses são "Sim", "Não" ou "Opcional". Este parâmetro só fica ativo quando a opção "Pede viatura" tem qualquer uma das hipóteses selecionadas exceto a opção "Não".

• Tipo de artigo - A opção permite a associação de tipos de artigos (existentes no ERP) sobre os quais se distribuirá as taxas de IVA aplicáveis da despesa. Por exemplo, em despesas do tipo alimentação poderá existir a necessidade de apurar o valor por cada componente: quanto foi com taxa de IVA a 6%, a 13% e a 23%. A opção o que permite é a associação. Esse apuramento é obtido através do registo da despesa através da leitura de QRCode. Fazendo esta correspondência poderá ser utilizado mais tarde pela contabilidade ou outro serviço financeiro para apuramento de IVA, etc.

• Pede valor unitário - Se pede o valor unitário da despesa. Por exemplo: quilómetros ou litros de combustível. Ao escolher a hipótese "Fixo" a opção "Valor unitário fixo" fica ativa.

• Valor unitário fixo - Esta opção permite a definição do valor unitário de forma permanente quando a opção "Pede valor unitário" tem a opção "fixo". Este valor unitário pode ser litros, valor em dinheiro (valor por km, por exemplo), etc.

• Pede morada de origem - Em registo de despesa se solicita a morada, código postal, localidade e país de origem. Parâmetro associado a tipo de despesa de contabilização de quilómetros.

• Pede morada de destino - Em registo de despesa se solicita a morada, código postal, localidade e país de destino. Parâmetro associado a tipo de despesa de contabilização de quilómetros.

Em alguns das opções (parâmetros) são disponibilizadas várias hipóteses de escolha. Estas hipóteses são sempre ajustadas ao tipo de parâmetro e podem aparecer todos (ou não). De forma resumida, sempre que uma determinada opção aparece a sua função é:

• Sim - Obriga à seleção do tipo de dado indicado no parâmetro, sendo que esse dado é oriundo de uma tabela existente. Exemplo: clientes, contactos de clientes, viaturas, etc.

• Não - Não aparece como opção no terminal no registo do tipo de despesa.

• Opcional - O campo aparece no terminal, mas não é de preenchimento obrigatório.

• Livre - Permite a escrita livre da informação requerida sem recorrer a uma tabela com dados preexistentes.