Utilizadores

MSS myTeam - Configurações - Utilizadores

Nesta opção realiza-se a gestão dos utilizadores MSS, onde se incluem algumas parametrizações personalizadas.

Na janela visualizam-se na tabela os utilizadores criados no BackOffice do MSS. É possível adicionar um utilizador, editar ou apagar os utilizadores existentes.

Na tabela é também disponibilizado o código do vendedor, que deverá ser igual ao disponível no ERP.

A tabela permite a ordenação dos utilizadores pelas colunas.

Apesar de ser possível apagar um utilizador nesta área, tal operação só é possível realizar se o mesmo não tiver atividade registada no MSS. Um exemplo concreto é se o utilizador já gerou um documento no MSS.

No canto superior esquerdo está a opção "Adicionar Utilizador".

Adicionar utilizadores

Após clicar aparece uma nova janela. A mesma tem quatro tabulações principais:

• Geral - Separador onde se introduzem os dados de base e configurações gerais do utilizador.

• Despesas pessoais - Separador onde se parametrizam as opções personalizadas para o utilizador no âmbito do módulo de "Despesas pessoais".

• Local de trabalho - Separador onde se definem informações sobre o local de trabalho do utilizador, necessário por exemplo para o módulo "Livrete Digital".

• Dados pessoais - Separador onde se definem dados pessoais do utilizador, necessário por exemplo para o módulo "Livrete Digital".

• Permissões myTeam - Definição das permissões que são atribuídas ao utilizador para o acesso aos vários módulos e submódulos do myTeam.

Geral

No ecrã da tabulação geral aparecem as seguintes opções:

Coluna da esquerda

• Utilizador / Login - Nome para o acesso ao sistema.

• Nome - Nome do utilizador.

• Telemóvel de trabalho - Número de telefone de trabalho do utilizador.

• E-mail de trabalho - Endereço eletrónico de trabalho do utilizador.

• Tipo de utilizador - Define para o utilizador quais é (são) o(s) tipo(s) a que o mesmo está associado. Esta definição dá acesso a funcionalidade específicas de cada perfil. As opções são:

  • Vendedor

  • Técnico

  • Distribuidor

• Fotografia do utilizador - Associação de um ficheiro de imagem que identifica o utilizador nesta ficha, mas também nos terminais do tipo tablet (canto superior esquerdo)

Coluna da direita

• Password - Indicação da password para o utilizar a ser criado.

• Confirmar Password - Confirmar a password introduzida no campo anterior.

• Código Vendedor - Indicação do código do vendedor (similar ao do ERP).

• Acesso Terminal - Define se o utilizador consegue fazer login nas aplicações móveis que estão instaladas nos terminais. Este tipo de acesso ao terminal pode ser:

  • Sem Acesso

  • Normal

  • Administrador

• Grupo de utilizadores - Associação do utilizador a um grupo de utilizadores criado no MSS.

• Centro de distribuição - Associação do utilizador a um centro de distribuição existente.

• Licenças - Checkbox para a indicação que o utilizador em causa tem acesso (ou não) à área comercial (enquanto opção do myTeam). Esta ativação está dependente do número de utilizadores que a licença do myTeam disponibiliza para a empresa.

• Visibilidade - Funcionalidade que permite associar a um utilizador, que tipicamente não é comercial (mas poderá ser Diretor Comercial, por exemplo), a possibilidade de ver os dados de todos os comerciais. Normalmente, cada comercial com acesso à opção "Área comercial" vê os seus dados e os da sua equipa. Um utilizador com possibilidade de "ver todos os comerciais" tem acesso a tudo de todas as equipas.

• Inativação - Quando um comercial cessa a sua colaboração com a empresa os seus dados de vendas, entre outros, continuam registados e disponíveis. Ao ativar esta opção os valores do mesmo deixam de aparecer nas contabilizações que aparecem nos dashboards das diversas opções da "Área comercial".

• Código Técnico - Indicação do código do técnico (similar ao do ERP).

• Acesso BackOffice - Escolha do tipo de aceso ao BackOffice do MSS. Estes podem ser:

  • Sem Acesso

  • Normal

  • Administrador

• Pertence à equipa de... - Indicação da equipa a que pertence o utilizador caso se aplique.

• PIN - Indicação do PIN específico do utilizador para acesso ao módulo de POS (versão tablet)

Os campos marcados com * são de preenchimento obrigatório.

As opções "Visibilidade" e "Inativação" incidem nas opções "Área comercial" e "Distribuição" (áreas com licenciamento próprio).

Despesas pessoais

• Grupo de utilizadores de despesas - Associação do utilizador, caso se justifique, a um grupo de utilizadores de despesas. Estes grupos, específicos para as despesas, podem ser geridos aqui. Esta associação permite a gestão de políticas para classes e tipos de despesa por grupo. Essa gestão é feita na área à direita deste ecrã.

• Tipo de notificação de despesas -

• Pode criar folhas de despesas - Se o utilizador por criar folhas de despesa adicionais para além da de base.

• País base - Seleção do país de base no registo de despesas.

Na coluna da direita os parâmetros são idênticos aos definidos nas políticas dos Grupos de utilizadores de despesas. Caso se pretenda aplicar para este utilizador as mesmas políticas definidas no grupo, então, após ter sido associado a um grupo de utilizadores de despesas, na opção "Limites e plafonds" escolhe-se a opção "Grupo". Caso se opte por definir as políticas individualmente, então escolhe-se a opção "Utilizador". Se não se pretender definir políticas então escolhe-se a opção "Nenhum".

Caso se selecione a opção "Grupo" os campos ficam logo preenchidos, não sendo possível alterar. Caso se selecione a opção "Nenhum", então não aparece qualquer tabela para definir políticas de despesas.

Local de trabalho

• Local de trabalho - Nesta opção acede-se às outras moradas da empresa que já foram criadas na configuração da empresa no BackOffice do MSS.

• Morada - Indicação da morada do local de trabalho.

• Código postal - Indicação do código postal.

• Localidade - Indicação da localidade.

• País - Indicação do país do local de trabalho.

Quando é selecionado um Local de trabalho os restantes campos são preenchidos automaticamente. Após a seleção, os dados de morada, etc. não são alteráveis.

Dados pessoais

Os campos a preencher são os que constam no ecrã.

Destacam-se dois aspetos:

• A ativação desta opção "O utilizador autorizou o acesso aos dados pessoais" dá acesso aos dados pessoais no âmbito do Livrete Digital e também no cumprimento do RGPD.

• Para ser utilizado o Livrete Digital, todos estes campos têm de estar preenchidos.

Permissões myTeam.

Neste separador definem-se as permissões de acesso para o utilizador selecionado. As opções referem-se aos diferentes módulos do myTeam que estão disponíveis.

Para cada módulo é possível indicar se o utilizador pode "Visualizar", "Criar", "Alterar" e "Apagar". Estas opções determinam ações no módulo. Basicamente, as opções determinam se o utilizador pode ver o módulo e a sua informação, se pode criar registos, alterar registos e apagar registos (estas últimas três possibilidades caso o módulo assim o permita). As quatro opções são cumulativas.

Para facilitar o processo de gestão estão, em cada cenário de utilização, dois botões para selecionar "Todos" ou "Nenhum" para as permissões dos módulos respeitante ao utilizador selecionado.

Quando o utilizador na opção "Acesso BackOffice" (separador geral) está definido como "Sem acesso" então aparece nesta área a seguinte informação:

"O utilizador é ou será definido como administrador ou sem acesso ao BackOffice. Não é necessário atribuir permissões."

O acesso a determinados módulos está dependente de licenciamento específico.

Configuração Passwords

Para cada utilizador podem ser adicionadas configurações especiais para a password do mesmo. Esta opção é acessível no ecrã de base dos utilizadores, clicando na roda dentada à direita. Assim:

• Login de utilizadores com password segura - Indicação que o login do utilizador selecionado tem de cumprir requisitos para a password ser mais segura. Esta opção tem as seguintes possibilidades:

  • Não

  • Sim

  • Avisa

As características da password segura são: Pelo menos um dígito em minúsculas, pelo menos um dígito em maiúsculas, pelo menos duas letras e, no total, no mínimo 6 dígitos .

• Validade nas passwords dos utilizadores - Indicação da validade da password para o utilizador. Esta opção tem as seguintes possibilidades:

  • Não

  • Sim

  • Avisa

A periodicidade e validade da password é parametrizada pelo BackOffice do MSS, sendo que o cliente pode definir estes períodos.